Datenschutzhinweis
Stand: 21. Oktober 2026 (Fassung 2026-10-17-sicherung)
Wer verantwortlich ist
Zapfwart betreibe ich, Moritz Stoffers, als Privatperson für die Freiwillige Feuerwehr, die Zapfwart nutzt. Ich bin Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Keine Stadt oder Gemeinde betreibt die App, und sie bekommt aus ihr keine Daten.
Moritz Stoffers
Kurmärker Straße 1b
19348 Perleberg
E-Mail: kontakt@zapfwart.de
Einen Datenschutzbeauftragten gibt es nicht; er ist für diesen kleinen Betrieb nicht vorgeschrieben. Fragen zum Datenschutz richtest du direkt an mich.
Wofür Zapfwart genutzt wird
Zapfwart ersetzt die Papierlisten für Getränke und Essen der Wehr. Die App dient dazu,
- Getränke und Essen zu buchen und abzurechnen (dein Konto, Zahlungen, Kontolimit, Freizettel, Geschenke an Kameraden),
- Bestand, Einkauf und Kasse zu führen (Zählungen, Einkaufsbelege, Kassenbuch),
- Termine zu planen (Kalender, Zu- und Absage zum Dienstabend und zu Ausbildungen),
- dich zu benachrichtigen, wenn du das möchtest,
- Zugänge, Rollen und die Sicherheit der App zu verwalten.
Abgeschaltet und nicht in Betrieb sind Einchecken am Dienstabend, Stundenrapport, Einsatzprotokoll und die Abfrage von IBAN und Steuer-ID. Dort werden keine Daten erfasst. Würden sie eingeschaltet, würde dieser Hinweis vorher ergänzt.
Welche Daten verarbeitet werden
Gespeichert wird nur, was die jeweilige Funktion braucht. Freiwillige Angaben sind gekennzeichnet.
| Bereich | Daten |
|---|---|
| Zugang | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Prüfwert), Status (z. B. aktiv), Rollen, Abteilung, Zeitpunkt deiner Zustimmung zu diesem Hinweis |
| Anmeldung | Zeitpunkte der Anmeldungen, gekürzte Gerätekennung (z. B. „Android, Chrome“), offene Links für ein neues Passwort |
| Passkeys (freiwillig) | Öffentlicher Schlüssel deines Passkeys, Gerätebeschreibung, wann angelegt und zuletzt benutzt. Gesicht, Fingerabdruck und Geräte-PIN bleiben auf deinem Gerät, Zapfwart bekommt sie nie. |
| Konto | Getränke- und Essensbuchungen, Zahlungen mit Zahlart und deiner Bestätigung, Korrekturen mit Grund, Kontostand, jeweils mit Zeitpunkt und wer gebucht hat (z. B. „gebucht von der Bar“) |
| Kontolimit | Dein Kontostand wird mit dem Limit verglichen: dem Standard der Kasse oder einem eigenen Limit, das der Kassenhauptverantwortliche für dein Konto festlegt (wird protokolliert). Ist es erreicht, sperrt die App weitere Buchungen, bis du einzahlst. |
| Geschenke | Betrag, Zeitpunkt, die Namen von Schenkendem und Beschenktem, deine Nachricht (freiwillig) |
| Freizettel | Getränk und gleich hohe Gutschrift mit dem Anlass (z. B. „Geburtstag“); bei Einzahlungen in den Topf und bei Freigaben, wer meldet oder beantragt, wer bestätigen soll und wer bestätigt |
| Essen und Kalender | Bestellungen, Zu- und Absagen mit Zeitpunkt, angelegte Termine |
| Kasse und Bestand | Zählungen, Wareneingänge, Ausbuchungen, Einkäufe mit Foto des Kassenbelegs, Vorauslagen, jeweils mit Name und Zeitpunkt der buchenden Person |
| Jugendschutz | Ein Merkmal „unter 16“ oder „unter 18“, das die Leitung setzt. Es sperrt Getränke, die in diesem Alter nicht abgegeben werden dürfen. Kein Geburtsdatum. |
| Tablet in der Wache (freiwillig) | PIN als nicht umkehrbarer Prüfwert, Fehlversuche und Sperren. Das Tablet zeigt die Namen aller aktiven Mitglieder, wie früher die Papierliste. |
| Benachrichtigungen (freiwillig) | Adresse und Schlüssel deines Geräts beim Benachrichtigungsdienst, Gerätebeschreibung, deine Auswahl der Themen; Mitteilungen der Leitung mit dem Namen der Absenderin oder des Absenders |
| Größen (freiwillig) | Konfektionsgrößen, z. B. für Dienstkleidung |
| Protokoll | Wichtige Vorgänge mit Person und Zeitpunkt, z. B. Freischalten, Rollen, Korrekturen, Änderungen am Bestand, erstellte Passwort-Links |
Rechtsgrundlagen
| Zweck | Grundlage |
|---|---|
| Zugang, Rollen, Kalender, Konto, Getränke, Essen, Kontolimit, Geschenke, Freizettel | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO: Du nutzt die App, um zu buchen und abzurechnen; dafür braucht sie diese Daten. |
| Kassenbuch, Belege, Bestand | Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: berechtigtes Interesse der Wehr an einer nachvollziehbaren, prüfbaren Kasse. |
| Jugendschutz | Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: Schutz Minderjähriger nach dem Jugendschutzgesetz. |
| Benachrichtigungen, Größen, PIN, Passkeys, Nachricht bei Geschenken | Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO: deine Einwilligung, jederzeit widerruflich. |
| Protokoll und Schutz vor Missbrauch | Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: Sicherheit der App und der Kasse. |
Wer in der Wehr was sieht
Jede Person sieht nur, was ihre Rolle braucht. Du selbst siehst alle deine Daten und kannst sie herunterladen.
| Rolle | Sieht und darf |
|---|---|
| Du | Dein Konto mit allen Buchungen, deine Bestellungen und Zusagen, dein Profil, Geschenke an dich und von dir |
| Andere Kameraden | Deinen Namen in der Auswahl bei „Ausgeben“ und am Tablet; bei Geschenken an sie deinen Namen, den Betrag und deine Nachricht |
| Leitung (Ortswehrführer, Stadtwehrführer, Stellvertreter) | Stammdaten, Status und Rollen, Zusagen mit Namen, Termine; keinen automatischen Zugang zu Kasse und Bar |
| Ausbilder | Im Kalender die Zahl der Zusagen, keine Namen; legt Termine an |
| Bar | Bucht für aktive Mitglieder (z. B. ohne Smartphone), sieht Bestand und Essensbestellungen |
| Kasse | Alle Kontostände, bucht Zahlungen und Korrekturen, stellt das Kontolimit ein, nimmt Geschenke mit Grund zurück; bekommt am Monatsende die Liste offener Beträge per E-Mail |
| Kassenhauptverantwortlicher | Zusätzlich Einkäufe mit Beleg-Fotos, Kassenbuch und Kassenzahlen; legt eigene Kontolimits fest; trägt die Striche der Papierliste auf ein Sammelkonto ohne Namen ein; erlaubt anderen die Einsicht und vergibt Bar und Kasse |
| Betreiber (Systemadmin) | Vergibt Rollen, erstellt bei vergessenem Passwort einen Link, hat technischen Zugriff auf den Server. Die Kassenzahlen sieht er nur mit Freigabe des Kassenhauptverantwortlichen. |
Die Texterkennung der Kassenbelege läuft auf dem Handy; das Foto geht dafür an niemanden.
Dienstleister und Übermittlungen
Deine Daten verlassen die Wehr nur in diesen Fällen:
- Server: Die App läuft bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Jede Nacht kommt zusätzlich eine verschlüsselte Sicherung auf einen Speicher von Hetzner in Falkenstein (Sachsen); ohne meinen Schlüssel ist sie nicht lesbar. Hetzner arbeitet in meinem Auftrag; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ist geschlossen.
- E-Mail: Die App verschickt E-Mails (Link zum Zurücksetzen des Passworts, Einladungen, Monatsliste an die Kasse) über mailbox.org, Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9b, 10119 Berlin, mit Servern in Deutschland. Dafür erhält der Dienst die Empfängeradresse und den Inhalt der jeweiligen Mail. Absender ist noreply@zapfwart.de.
- Benachrichtigungen (nur wenn du sie einschaltest): Sie laufen über den Dienst deines Browsers oder Handys (Apple, Google, Mozilla oder Microsoft). Der Inhalt ist verschlüsselt; der Dienst erfährt nur, dass dein Gerät eine Nachricht bekommt. Diese Anbieter sitzen teils in den USA. In den Nachrichten stehen keine Kontostände.
An die Stadt oder andere Stellen wird nichts übermittelt. Werbung, Statistikdienste und Inhalte fremder Server (z. B. Schriften von Google) nutzt die App nicht.
Besuch der Website zapfwart.de
Wer zapfwart.de besucht, ohne sich anzumelden, sieht die Website von Zapfwart. Sie setzt keine Cookies, lädt nichts von fremden Servern (Schriften und Bilder kommen vom eigenen Server) und nutzt keine Statistik- oder Werbedienste. Beim Aufruf bekommt der Server technisch bedingt deine IP-Adresse, den Zeitpunkt und die aufgerufene Seite, um sie auszuliefern; ein Protokoll dieser Zugriffe wird nicht geführt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: sichere Auslieferung der Website).
Schreibst du mir über die Website oder an kontakt@zapfwart.de, nutze ich deine Angaben nur, um dir zu antworten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO). Die E-Mails liegen bei mailbox.org in Berlin.
Die Demo unter demo.zapfwart.de ist eine getrennte Installation mit erfundenen Daten. Was du dort eintippst, sehen andere Besucher, und es wird jede Nacht gelöscht. Bitte gib dort keine echten Namen oder Daten ein. Am Computer zeigt die Website die Demo direkt in einem Handy auf der Seite; dafür lädt dein Browser sie von demo.zapfwart.de (derselbe Server, kein fremder Anbieter). Ein Cookie entsteht erst, wenn du dich in der Demo mit einer Rolle anmeldest: das Anmelde-Cookie der Demo.
Speicherung auf deinem Gerät
Die App legt auf deinem Gerät nur ab, was für ihre Funktion nötig ist oder was du selbst wählst. Dafür ist keine Einwilligung nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); es gibt keine Werbe- oder Statistik-Cookies.
| Was | Wozu | Wie lange |
|---|---|---|
| Cookie „hydrant_sitzung“ | hält dich angemeldet | 30 Tage nach der letzten Nutzung oder bis zum Abmelden |
| Cookies des Tablets in der Wache | erkennen das Tablet und die kurze PIN-Anmeldung | Gerät: bis die Leitung es sperrt, höchstens 400 Tage; PIN-Anmeldung: höchstens 10 Minuten |
| Einstellung „Darstellung“ | merkt sich hell, dunkel oder automatisch | bis du „Automatisch“ wählst |
| Merker „Installationshinweis“ | blendet den Hinweis zum Installieren der App aus | bis du die Website-Daten löschst |
| Passkey (nur wenn du einen anlegst) | meldet dich per Face ID, Fingerabdruck oder Geräte-PIN an; liegt im Schlüsselbund deines Geräts (z. B. iCloud oder Google), nicht bei Zapfwart | bis du ihn auf dem Gerät löschst; unter „Profil“ kannst du ihn für Zapfwart sperren |
| Dienst im Browser mit Seite „Keine Verbindung“ | zeigt diese eine Seite ohne Netz und empfängt Benachrichtigungen | bis du die Website-Daten löschst |
Wie lange Daten gespeichert bleiben
| Daten | Frist |
|---|---|
| Anmeldung (Sitzung) | 30 Tage nach der letzten Nutzung |
| Link für ein neues Passwort | 1 Stunde (per E-Mail) bzw. 24 Stunden (vom Betreiber erstellt), danach ungültig |
| Teile eines Beleg-Fotos, Fotos ohne Einkauf | 2 Stunden bzw. 1 Tag |
| Geräte für Benachrichtigungen | werden gelöscht, sobald du die Benachrichtigungen ausschaltest |
| Passkeys | bis du sie unter „Profil“ entfernst, spätestens mit deinem Zugang |
| Zugang, Profil, Größen, PIN | bis zum Austritt; danach gelöscht, sobald dein Konto ausgeglichen ist |
| Buchungen, Zahlungen, Kassenbuch, Belege (mit deinem Namen) | 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, wie bei einer Vereinskasse |
| Zu- und Absagen | 1 Jahr nach dem Termin |
| Protokoll wichtiger Vorgänge | 2 Jahre |
| Sicherungen der Datenbank | 30 Tage auf dem Server; verschlüsselt bei Hetzner in Falkenstein bis zu 12 Monate (tägliche Stände 14 Tage, wöchentliche 8 Wochen, monatliche 12 Monate); solange es noch eine Kopie auf dem Rechner des Betreibers gibt, dort höchstens 90 Tage |
Wo die App noch nicht automatisch löscht, lösche ich nach Ablauf der Frist von Hand.
Sicherheit deiner Daten
Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Passwörter und PINs werden nur als nicht umkehrbare Prüfwerte gespeichert, Fehlversuche werden begrenzt. Der Server steht in Deutschland, die Datenbank ist von außen nicht erreichbar, und nur ich komme an den Server. Jeden Tag wird gesichert. Wichtige Vorgänge werden protokolliert; Buchungen werden nie überschrieben, sondern nur durch Gegenbuchungen korrigiert.
Deine Rechte
- Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15, 20 DSGVO): Unter „Profil“ lädst du alle deine Daten als Datei herunter.
- Berichtigung (Art. 16): Name und freiwillige Angaben änderst du im Profil; falsche Buchungen korrigiert die Kasse.
- Löschung (Art. 17): Unter „Profil“ beantragst du sie. Geprüft werden offene Beträge und Aufbewahrungsfristen.
- Einschränkung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21) gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen: per E-Mail an kontakt@zapfwart.de.
- Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Benachrichtigungen, Größen und PIN löschst oder schaltest du im Profil jederzeit ab; das gilt ab dann.
- Beschwerde (Art. 77): bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.
Musst du deine Daten angeben? Name und E-Mail-Adresse braucht die App für deinen Zugang. Ohne App trinkst du wie bisher auf der Papierliste (in der App landen diese Striche nur gesammelt, ohne deinen Namen) oder die Bar bucht für dich; Nachteile hast du dadurch nicht. Alles mit „freiwillig“ Gekennzeichnete kannst du weglassen.
Automatische Sperre: Erreicht dein Konto das Kontolimit, sperrt die App weitere Buchungen ohne Prüfung durch einen Menschen. Eine Einzahlung bei der Kasse hebt die Sperre auf; Fragen dazu klärt die Kasse mit dir.